現金残高がマイナスになのはなぜ?借入金という意味?

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現金での取引による収支金額やその内容は「現金出納帳」に記載し、今どのくらいのお金があり、何にいつ使ったかなどを確認していく管理を行うことは重要です。
この現金出納帳の残高がマイナスになっている場合、なぜマイナスなのか、借入金という意味なのか?など、様々な疑問を抱えることになります。
帳簿上の残高と実際の残高が合わないのは困りますので、正しい現金出納帳の記載方法や使うべき勘定科目などを確認しておきましょう。

 

現金出納帳で記載する項目
現金出納帳の最低限必要な様式は、日付、科目、適用、入金、出金、そして残高を記載していくことになります。摘要欄には、入出金の相手先名とその内容を記載します。
現金出納帳を記載した後の残高と、手元の実際の現金残高が合えば問題ありませんが、合わない場合には何らかの記載漏れや誤記入が考えられます。
また、残高が「マイナス(△)」となる場合、現金のマイナスというのは実態としてありえませんし、手元の現金残高とも合わなくなります。

 

現金出納帳への記帳漏れはない?
残高がマイナスになる原因として最も多いのは、入金の記帳漏れです。
例えば管理している金庫などから支払いをせずに、オーナー個人や経理担当者の財布から支払いをしたという場合、その立て替え行為で帳簿と金庫の残高が合わなくなります。
立て替えがあったということは、金庫に入金があったことを意味しますので、現金出納帳の入金欄に記入が必要です。出金と同額だからあとで出金だけ記載すれば良いと思うかもしれませんが、手間を省いて記載をせずにいると、ますます残高が合わなくなる可能性があります。

 

ポケットマネーからの支払いも記帳を忘れずに
また、経費の支払いで現金に不足が生じている場合なども、オーナーのポケットマネーから支払いをすることもあるでしょう。これも一旦入金という処理を行い、入金後に支払いをするといった流れを記載することが必要です。オーナーが直接支払いを行う場合は、記帳漏れのないようにしましょう。

 

使用する勘定科目は?
立て替えの場合、使用する勘定科目は、1週間や1か月程度の一時的な立て替えであれば「仮受金」を使います。
銀行からまとまった金額の融資を受け、清算の目処が立っていないという場合は、「短期借入金」または「長期借入金」を使います。返済期限が1年以内かどうかで、短期借入金か長期借入金かに区分してください。
オーナーなどからの立て替えは、銀行からの融資と区別するために「役員借入金」、または「社長借入金」といった科目を使うと良いでしょう。

 

まずは残高がおかしい原因を調べること
現金出納帳の残高と金庫の残高が合わない場合、何が原因かを調べていくことになりますが、その多くが記帳漏れですので本当なら記載しなければならない項目に抜かりがないかを確認しましょう。